ASOCIACIÓN
DE ENFERMERAS VISITADORAS
RESUMEN DEL AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA
PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE
TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
POR FAVOR DE REVISARLO CUIDADOSAMENTE.
Usos y divulgación de información sin su autorización
La VNA puede divulgar su información médica debido a las razones siguientes:
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En los casos en los que la legislación estatal o federal limite el uso o la divulgación de información, seguiremos lo dispuesto por dicha legislación. Otros casos de uso y divulgación de su información médica no incluidos en el presente documento sólo podrán efectuarse con su autorización por escrito. Si usted nos autoriza a usar y divulgar su información, podrá anular dicha autorización en cualquier momento. Dicha anulación no afectará a ninguna acción que hayamos emprendido previamente con su autorización.
Usted tiene derecho a:
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Usted puede ejercer estos derechos presentando una solicitud por escrito al Funcionario de Privacidad de la VNA:
La VNA está obligada legalmente a:
- Mantener la privacidad de su información médica, de informarle de nuestras obligaciones legales, prácticas de privacidad y sus derechos relativos a su información médica.
- Obedecer los términos del aviso actualmente en vigor.
- Publicar este Aviso en nuestro sitio Web en: www.vnam.org
Nos reservamos el derecho a cambiar nuestras prácticas y los términos de este Aviso, y a redactar nuevas prácticas y estipulaciones del aviso aplicables a toda la información médica que obra en nuestro poder.
Quejas. Si tiene alguna duda acerca de cualquiera de nuestras prácticas de privacidad, o cree que se han violado sus derechos de privacidad, podrá presentar una queja ante el Funcionario de Privacidad en la dirección que aparece a continuación. También puede presentar una queja por escrito al Departamento de Salud y de Servicios Humanos de EE.UU. No habrá represalias por presentar una queja.
Información de contacto. Funcionario de Privacidad, Visiting Nurse Association, 1941 South 42nd Street, Suite 225, Omaha, NE 68105. Teléfono: (402) 342-5566.
Fecha de entrada en vigor. 14 de abril de 2003
Sírvase examinar el aviso de prácticas de privacidad de la vna adjunta a este resumen.
ASOCIACIÓN DE ENFERMERAS VISITADORAS
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA
PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO USTED PUEDE
TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
POR FAVOR DE REVISARLO CUIDADOSAMENTE.
La ley nos obliga a mantener la privacidad de su información médica para que usted esté informado de nuestras obligaciones legales, prácticas de privacidad y sus derechos relativos a su información médica. La información médica incluye información de su historia clínica, seguros y pagos a médicos, como sería el diagnóstico, la historia de los medicamentos y de los pagos a los médicos, misma información que le identifica.
QUIÉN DEBE OBEDECER ESTE AVISO
Asociación de enfermeras visitadoras (VNA). En este aviso se describen las prácticas de privacidad de VNA, que incluye Servicios de Salud de Enfermeras Visitadoras y sus empresas subsidiarias, Visiting Nurse Association of the Midlands y la Fundación de Enfermeras Visitadoras, así como todos sus programas y departamentos. Eso incluye a todos los trabajadores, cuerpo administrativo y cualquier otro integrante del personal de VNA, incluido todo profesional de cuidado médico autorizado a ingresar o a revisar la información de su expediente médico, y cualquier otro voluntario o estudiante de cuidado médico que participe en su cuidado.
USOS Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN SIN SU AUTORIZACIÓN
A continuación explicamos de qué formas podemos usar y divulgar su información médica sin su autorización. La información médica incluye información de su historia clínica, seguros y pagos a médicos, como sería el diagnóstico, la historia de los medicamentos y de los pagos a los médicos, misma información que le identifica. Esta información, conocida a menudo como su historia clínica, sirve de fundamento para la planeación de sus cuidados y tratamiento y constituye un medio de comunicación esencial entre los muchos profesionales de atención médica que participan en su cuidado. En los casos en los que la legislación estatal o federal limite el uso o la divulgación de información, seguiremos lo dispuesto por dicha legislación. Las siguientes descripciones sólo tienen carácter general. No abarcan todos los casos de divulgación de información pertenecientes a cada categoría.
Tratamiento. Utilizaremos y divulgaremos su información médica para aplicar tratamientos. Por ejemplo, compartiremos su información médica con nuestros empleados, sus médicos, voluntarios, estudiantes de atención médica y otras personas que participen en su atención. Los distintos departamentos de la VNA podrán compartir su información médica para coordinar las cosas que usted necesite, tales como la expedición de recetas, análisis de laboratorio, hospitalizaciones y visitas para cuidados a domicilio. También divulgaremos su información médica a otros profesionales, proveedores e instalaciones de atención médica, para que puedan emplearla con relación a otros tratamientos futuros. Por ejemplo, si usted es trasladado a un hospital o instalación de enfermería, nosotros enviaremos su información médica a la misma. También podremos divulgar su información médica a personas externas a VNA que puedan estar participando en su atención médica, tales como familiares, el clero y otras personas que suministren servicios parte de su atención. Para fines de tratamiento, podríamos divulgar información recibida de otras entidades.
Pagos. Utilizaremos y divulgaremos su información médica con fines de facturación. Por ejemplo, usaremos su información médica para preparar su factura, y enviaremos dicha información médica a su compañía aseguradora junto con la misma. También podremos divulgar su información médica a otros proveedores de atención médica, así como a otros planes médicos y cámaras de compensación sobre atención médica, con fines de facturación. Por ejemplo, podremos divulgar a su plan de seguro médico sobre un tratamiento que usted recibirá (por ejemplo, fisioterapia) para obtener aprobación previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento. Si la ley estatal lo requiere, solicitaremos su autorización antes de divulgar información a otros proveedores o companías aseguradoras para efectos de facturación.
Operaciones de atención médica. Podemos utilizar o divulgar su información médica en el ejercicio de nuestras funciones en materia de atención médica. Estos tipos de uso y divulgación son necesarios para operar VNA y asegurarnos que todos nuestros clientes reciban atención de calidad. Por ejemplo, podremos usar la información médica para revisar nuestros tratamientos y servicios prestados, y para evaluar la actuación de nuestro personal con respecto a su atención médica. También podremos combinar la información médica de muchos clientes para decidir los servicios adicionales que deberemos ofrecer, los servicios que no son necesarios y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. Podremos divulgar su información a los médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otros empleados de VNA para propósitos de revisión y aprendizaje. Podremos combinar la información médica con la que contamos con la información médica de otros proveedores para comparar nuestro rendimiento y ver en dónde podríamos hacer mejoras en la atención y servicios que ofrecemos. Podremos eliminar información que le identifique a usted en este tipo de información médica para que otros puedan usarla al estudiar la atención médica y la prestación de servicios médicos sin saber específicamente quiénes son nuestros pacientes. La divulgación para desarrollar nuestras funciones en materia de atención médica de otra entidad o proveedor cubierto se realizará sólo con su autorización por escrito. Si la ley estatal lo requiriese, solicitaríamos su autorización antes de divulgar información a otros proveedores o companías aseguradoras en el ejercicio de sus funciones.
Socios comerciales. Divulgaremos su información médica a nuestros socios comerciales y les autorizaremos para que creen, utilicen y divulguen su información médica en el ejercicio de sus funciones. Por ejemplo, uno de nuestros socios comerciales es un centro fuera de nuestras instalaciones, que se dedica a almacenar los expedientes médicos de los clientes que han sido dados de alta. Exigimos que dicha companía, como cada uno de nuestros socios comerciales, salvaguarden la información médica que les proporcionamos.
Recordatorio de citas médicas. Podremos ponernos en contacto con usted,
su familia o prestador de cuidados para recordarle que tiene una cita
para recibir tratamiento o servicios médicos.
Alternativas de tratamiento. Podremos ponernos en contacto con usted para informarle acerca de tratamientos alternativos, u otros beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.
Servicios y beneficios relacionados con la salud. Podremos usar y divulgar información médica para notificarle sobre beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.
Recaudación de fondos. Podremos divulgar información médica general sobre usted, como su nombre, dirección, número telefónico y las fechas en que recibió servicios, para que la Fundación de la Asociación de Enfermeras Visitadoras pueda comunicarse con usted en un esfuerzo para recaudar fondos para VNA y sus operaciones. Si no desea que la Fundación se comunique con usted para recaudar fondos, deberá notificarlo a la Fundación de VNA por escrito.
Lista de nombres de la Agencia. Si algún individuo llama a nuestra oficina y pregunta por usted usando su nombre, podremos divulgar su nombre y dirigir la cuestión al personal de VNA que participa en su cuidado. No divulgaremos esta información si usted así lo solicita o si estuviese prohibido por la legislación estatal o federal.
La familia y los amigos. Podremos dar a conocer su información médica a algún amigo, proveedor de cuidados, a un miembro de su familia o a cualquier otra persona que usted identifique como participante en su atención médica. Por ejemplo, podremos comunicar a sus familiares, proveedor de cuidados o amigos de su condición y que se encuentra recibiendo servicios. Podremos revelar dicha información con su autorización, si se le brinda la posibilidad de denegarnos su permiso y no lo hace, o si según nuestro criterio profesional consideramos que lo mejor para sus intereses es autorizar a dichas personas a obtener la citada información o a actuar en su nombre. Por ejemplo, podremos autorizar a cualquier miembro de su familia a recoger sus suministros médicos. También podremos divulgar su información a cualquier entidad que colabore con nosotros en campañas de apoyo en casos de desastres, de forma que su familia, o la persona responsable de sus cuidados, pueda recibir el aviso de dónde se encuentra y cuál es su estado de salud. Si usted se opone a que VNA divulgue información a cualquiera de esos individuos, presente su solicitud por escrito a cualquier integrante del personal de VNA.
En los casos previstos por la ley. Utilizaremos y divulgaremos su información en los casos previstos por la legislación federal, estatal o local.
Actividades de salud pública. Podremos divulgar información médica sobre usted con motivo de las actividades de salud pública. Estas actividades pueden incluir los siguientes casos de divulgación de información:
- A una autoridad de salud pública con autorización legal para recopilar u obtener dicha información con fines preventivos o de control de enfermedades, lesiones o discapacidades;
- A las entidades reguladas por la Administración de Fármacos y Alimentos (FDA), con fines de control o de redacción de informes sobre la calidad, seguridad o grado de eficacia de los productos por dicha administración o información posterior a la comercialización para facilitar el retiro, reparación o sustitución de productos.
- Para notificar a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad, o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar cualquier enfermedad o condición;
- Para informar sobre nacimientos y fallecimientos; o
- Para informar sobre reacciones a medicamentos o problemas con productos; para informar al público acerca de retiro de productos del mercado que puedan estar usando.
Maltrato, abandono o violencia doméstica. Podremos informar a la autoridad gubernamental pertinente, cuando según nuestro criterio un paciente haya sido víctima de maltrato o abandono por un adulto. Estamos obligados a reportar cualquier situación que involucre a un menor, adulto vulnerable o cualquier individuo que haya sufrido ciertas lesiones y heridas que deban ser declaradas. Solamente divulgaremos información sobre violencia doméstica con su permiso, a no ser que nos lo exija la legislación como se describe anteriormente.
Actividades de supervisión de la salud. Podemos revelar información médica a cualquier institución sanitaria para las actividades previstas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Dichas actividades son necesarias para que el gobierno pueda controlar el sistema de atención médica y sus propios programas, y para que pueda garantizar la aplicación de las leyes en materia de derechos civiles. Por ejemplo, su información médica protegida puede divulgarse a encuestadores estatales o federales.
Procedimientos judiciales y administrativos. Si está involucrado en una demanda legal o disputa, podremos divulgar su información médica personal en respuesta a un mandato judicial u orden administrativa. También podremos divulgar su información médica en atención a un requerimiento judicial, actividad probatoria de descubrimiento o algún otro proceso legal iniciado por alguien involucrado en la disputa, pero únicamente, si se han realizado esfuerzos razonables para informarle de esa solicitud o para obtener una orden judicial que proteja la información solicitada.
Procuración de justicia. Podremos revelar determinados datos médicos, cuando así lo solicite cualquier funcionario de procuración de justicia:
- En los casos previstos por la ley, incluyendo la notificación sobre heridas y lesiones físicas.
- En atención a una orden judicial, citación legal, auto judicial, orden de comparecencia o algún otro proceso similar.
- Para identificar o localizar sospechosos, fugitivos, testigos materiales o personas desaparecidas.
- Información sobre la víctima de algún delito, si obtenemos la autorización del individuo, o en ciertas circunstancias limitadas, si no logramos obtener la autorización del individuo en cuestión.
- Para alertar a las autoridades en caso de un fallecimiento, cuando según nuestro criterio dicha muerte pueda haber sido provocada por alguna conducta criminal.
- Información que según nuestro criterio pueda ser indicio de alguna conducta criminal.
- En casos de emergencia para informar acerca de un delito; de la locación del delito o de las víctimas; o de la identidad, descripción y locación de la persona que haya cometido dicho delito.
Cuando exista alguna limitación legal estatal o federal, utilizaremos y divulgaremos su información médica dentro de los límites de esas leyes.
Personas fallecidas. Podremos revelar la información médica a un médico legista, forense o director de pompas fúnebres, según sea necesario para el cumplimiento de sus actividades.
Donaciones de órganos, ojos o tejidos. Podremos revelar la información médica a organizaciones o entidades dedicadas a la procuración de órganos, ojos o tejidos y su trasplante o almacenaje cuando sea necesario para facilitar la donación y trasplante de los mismos.
Investigación. En determinadas circunstancias, podremos utilizar o divulgar su información médica con fines de investigación científica, observando ciertas medidas de protección. Por ejemplo, podremos divulgar información a investigadores externos, cuando esa investigación haya sido aprobada por un comité especial que revise la propuesta de investigación científica y establezca los protocolos que deban seguirse para garantizar la privacidad de su información médica, y el hecho de llevar a cabo su investigación en la VNA sea autorizado administrativamente por la misma VNA. Podremos divulgar información médica sobre usted a personas que estén preparándose para llevar a cabo algún proyecto de investigación, pero dicha información permanecerá en el sitio.
Amenazas a la salud o a la seguridad. En determinadas circunstancias, podremos utilizar o divulgar su información médica a fin de evitar amenazas serias para la salud o la seguridad, cuando de buena fe lo consideremos necesario, según nuestro criterio, para evitar o reducir dichas amenazas, y siempre que divulguemos dicha información a personas con capacidad suficiente para evitar o reducir las citadas amenazas (incluyendo al objetivo de las mismas), o si alguna autoridad encargada de aplicar la ley necesitase conocer dicha información para identificar o detener a algún individuo implicado en algún acto criminal.
Funciones gubernamentales especializadas. Podremos utilizar y divulgar su información médica en el marco de actividades de seguridad e inteligencia nacional autorizadas por la ley, o relacionadas con los servicios de protección del Presidente. Si usted es miembro del servivio militario, podremos divulgar dicha información a las autoridades militares en determinadas circunstancias. Si usted es un interno de alguna institución correccional, o se encuentra bajo la custodia de algún funcionario a cargo de la aplicación de la ley, podremos revelar su información médica a dicha institución, sus agentes o funcionarios a cargo de la aplicación de la ley, cuando sea necesario para garantizar su salud, y la salud y la seguridad de otros individuos.
Indemnización a los trabajadores. Podremos revelar información médica sobre usted en los casos previstos por la ley en el marco de programas de compensación de los trabajadores, u otros programas similares, que proporcionan beneficios en caso de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Casos adicionales de utilización y divulgación de información. Hay ciertos casos secundarios de uso y divulgación de información asociados a la prestación de servicios o al ejercicio normal de nuestras funciones. Por ejemplo, es posible que conversemos telefónicamente sobre su estado con otro proveedor, o podría haber otros individuos presentes durante nuestra visita que podrían oír nuestra conversación por casualidad. O tal vez podríamos comunicarnos a su casa y dejarle un mensaje acerca de una cita para una consulta, y luego, otros individuos podrían escuchar ese mensaje que iba dirigido a usted. Tomaremos todas las medidas razonables para reducir al máximo estos casos adicionales de uso y revelación de información.
Otros casos de uso y divulgación de información. Otros casos de uso y divulgación de su información médica no incluidos en el presente documento sólo podrán efectuarse con su autorización por escrito. Si usted nos autoriza a usar y divulgar su información, podrá anular dicha autorización en cualquier momento. Dicha anulación no afectará a ninguna acción que hayamos emprendido previamente con su autorización.
DERECHOS DEL INDIVIDUO
Solicitud de restricciones voluntarias. Usted tiene derecho a solicitar la aplicación de restricciones a los casos en los que usamos y revelamos su información médica en el ejercicio de nuestras funciones en materia de tratamientos, facturación y atención médica, o con respecto a ciertos miembros de su familia, o amigos, a los que haya identificado y estén implicados en su tratamiento o en el pago de las facturas relacionadas con su atención médica. No estamos obligados a aceptar este tipo de solicitudes, y nos pondremos en contacto con usted cuando decidamos rechazarlas.
Acceso a la información médica. Usted podrá solicitar permiso para inspeccionar y copiar buena parte de la información médica que obra en nuestro poder, con algunas excepciones. Si usted solicita copias, podremos cobrarle una comisión por concepto de copiado más el franqueo postal. Si aceptamos preparar un resumen con su información médica, le cobraremos una comisión por este concepto. En algunas ocasiones podremos denegar su solicitud para inspeccionar y copiar su información médica. Si nosotros le impedimos revisar su información médica, usted podrá solicitar que se reconsidere esa denegación. Un profesional certificado de atención médica elegido por VNA revisará su solicitud y la denegación. La persona que conduzca la reconsideración no será la persona que denegó su solicitud. Nosotros acataremos el resultado de esa revisión.
Correcciones. Usted podrá solicitar que corrijamos determinada información médica que figura en su expediente. No estamos obligados a efectuar todas las correcciones solicitadas, pero prestaremos la debida consideración a todas las solicitudes que usted nos formule al respecto. Además, deberá dar una razón que respalde su solicitud para el cambio. Cuando rechacemos sus solicitudes, le explicaremos por escrito los motivos de nuestra decisión y cuáles son sus derechos.
Rendición de cuentas. Usted tiene derecho a recibir una rendición de cuentas sobre ciertos casos en los que nosotros, o nuestros socios, hayamos divulgado su información médica. Usted tiene el derecho de pedirnos una lista de las divulgaciones de su información médica protegida, excepto: para llevar a cabo tratamientos, pagos y en funciones de nuestra actividad médica como se describe en este aviso. Su solicitud deberá establecer un lapso de tiempo no mayor de seis años y no podrá incluir fechas antes del 14 de abril de 2003. La primera enumeración durante cualquier lapso de 12 meses es gratuita, pero se le puede cobrar un cargo por cada enumeración subsiguiente solicitada que se encuentre en el mismo lapso de tiempo.
Comunicación confidencial. Usted tiene derecho a solicitarnos que nos comuniquemos con usted, con relación a su información médica, de una forma determinada o en un lugar concreto. Nosotros tenemos la obligación de aceptar sus solicitudes a este respecto, siempre que sean razonables y que usted especifique el sistema o lugar alternativo para ello.
De qué manera se deben ejercer estos derechos. Todas las solicitudes relativas a cualquiera de estos derechos deben presentarse por escrito. Nosotros aplicaremos nuestras políticas por escrito a la hora de considerar cada una de sus solicitudes y de notificarle nuestras decisiones, o las medidas que podamos tomar al respecto, así como para explicarle sus derechos. Comuníquese con el Funcionario de Privacidad en la Asociación de Enfermeras Visitadoras, al teléfono: (402) 342-5556; Dirección: 1941 So 42nd St., Suite 225, Omaha, NE 68105 si desea más información o para solicitar los formularios de solicitud.
ACERCA DE ESTE AVISO
Estamos obligados a seguir los términos del Aviso actualmente en vigor. Nos reservamos el derecho a cambiar nuestras prácticas y los términos de este Aviso, y a redactar nuevas prácticas y estipulaciones del aviso aplicables a toda la información médica que obra en nuestro poder. Antes de aplicar dichos cambios, usted tendrá acceso a dicho Aviso modificado en la oficina de VNA, donde también habrá copias del mismo a su disposición. El Aviso modificado también se publicará en nuestro sitio Web en www.vnam.org. Usted tiene derecho a recibir este Aviso por escrito. Por favor, póngase en contacto con el Funcionario de Privacidad en la dirección abajo indicada para obtener una copia por escrito.
QUEJAS
Si tiene alguna duda acerca de cualquiera de nuestras prácticas de privacidad, o cree que se han violado sus derechos de privacidad, podrá presentar una queja ante el Funcionario de Privacidad en la dirección que aparece a continuación. También podrá presentar una queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No habrá represalias por presentar una queja.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Funcionario de Privacidad, Visiting Nurse Association, 1941 South 42nd Street, Suite 225, Omaha, NE 68105. Teléfono: (402) 342-5566.
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR
Fecha de entrada en vigor: 14 de abril de 2003.
